Воинский учёт в организации — обязательная процедура для всех юридических лиц без исключения: компания из двух человек ведёт его так же, как корпорация с тысячью сотрудников. С 2026 года взаимодействие с военкоматами переведено в цифровой формат — работодатели подключились к электронному реестру через Госуслуги и с этого момента получают электронные повестки.
В этом руководстве — пошаговая инструкция по ведению воинского учёта с нуля, перечень обязательных документов, сроки уведомлений и размеры штрафов, которых важно не допустить.
Сделайте следующий шаг в карьере
Подберите обучение, которое поможет освоить новые компетенции
Что понадобится кадровику:
Согласно ФЗ № 53-ФЗ (ст. 8) и Постановлению Правительства № 719, все юридические лица обязаны организовать воинский учёт сотрудников и нести за него полную административную ответственность.
Воинский учёт в организации — система персонального учёта военнообязанных и призывников, работающих у конкретного работодателя. Компания ведёт карточки на каждого такого сотрудника, передаёт сведения в военный комиссариат при приёме и увольнении и обеспечивает явку работников по повесткам.
Правовая база:
Кто обязан вести: все юридические лица, независимо от организационно-правовой формы и численности — ООО, АО, НКО, государственные и муниципальные учреждения.
Кто освобождён: индивидуальные предприниматели — Постановление № 719 прямо их исключает. Самозанятые также не подпадают под требование. При этом ИП при приёме сотрудников всё равно обязан проверить документы воинского учёта по ст. 65 ТК РФ, но вести картотеку и сдавать отчёты в военкомат не должен.
Норматив ответственных: до 500 сотрудников — достаточно совместителя; 500–2000 — необходим освобождённый специалист; 2000–4000 — двое; свыше 4000 — ещё по одному на каждые 3000 человек.
На воинском учёте в организации состоят две категории сотрудников.
Призывники — мужчины от 18 до 30 лет. Верхняя граница поднята с 2024 года.
Военнообязанные запаса — мужчины, уволенные с военной службы, и женщины с военно-учётной специальностью (ВУС): медицинские работники, специалисты связи, картографы и ряд других. Полный перечень ВУС — в Приложении № 2 к Постановлению № 719.
Предельный возраст пребывания в запасе зависит от разряда и категории:
| Разряд / категория | Предельный возраст |
|---|---|
| Разряд 1 (солдаты, сержанты, прапорщики) | до 40 лет |
| Разряд 2 (солдаты, сержанты, прапорщики) | до 50 лет |
| Разряд 3 (солдаты, сержанты, прапорщики) | до 55 лет |
| Офицеры | до 60–70 лет |
| Женщины с ВУС (не офицеры) | до 45 лет |
| Женщины-офицеры с ВУС | до 50 лет |
Не подлежат воинскому учёту: иностранные граждане, женщины без ВУС, лица с категорией годности «Д», постоянно проживающие за рубежом.
С 01.01.2026 все работодатели обязаны подключиться к электронному реестру воинского учёта через учётную запись юрлица на Госуслугах. Бумажный документооборот сохраняется параллельно — конкретные сроки перехода лучше уточнять в своём военном комиссариате.
| Аспект | Было | Стало (с 2026 г.) |
|---|---|---|
| Реестр повесток | Только бумажные повестки через работодателя | Электронные повестки в реестре; считается врученной через 7 дней с размещения |
| Документооборот с военкоматом | Только бумага и личная явка | Параллельный: бумага + электронный кабинет |
| Штрафы | До 500 000 ₽ (после Закона № 404-ФЗ 2023 г.) | Те же + штраф за отказ от подключения к реестру |
| Постановка организации на учёт | Лично в военкомате | Через Госуслуги |
Электронная повестка юридически равнозначна бумажной. Она считается врученной автоматически через 7 дней с момента размещения в реестре — независимо от того, ознакомился с ней работник или нет.
Ограничения при неявке: с момента размещения повестки в электронном реестре повесток вступает запрет на выезд за рубеж. Если работник не явился в течение 20 дней — добавляются ещё пять ограничений: запрет регистрации ИП, сделок с недвижимостью и автомобилями, получения кредитов и обмена водительского удостоверения.
Отказ организации от подключения к реестру приравнивается к нарушению законодательства о воинском учёте и влечёт административный штраф.
Кадровику нужно сформировать и поддерживать в актуальном состоянии шесть обязательных документов воинского учёта.
| Документ | Содержание | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Приказ об организации ВУ | Назначение ответственного, его обязанности | Согласовать с военкоматом в 5-дневный срок |
| Ежегодный план работы | Сроки сверок, отчётов, оповещений | Утверждает руководитель + согласует военкомат |
| Картотека карточек формы № 10 | Данные каждого военнообязанного и призывника | Металлический шкаф или сейф, отдельно от личных дел |
| Журнал проверок | Результаты ежегодных сверок с военкоматом | Вести с момента постановки на учёт |
| Карточка учёта организации (форма № 18) | Реквизиты юрлица, численность по категориям | Обновлять ежегодно; подавать в военкомат и комиссию по бронированию |
| Расписки о вручении повесток | Подтверждение получения повестки работником | Хранить как доказательство добросовестности организации |
Карточки формы № 10 хранятся в металлическом шкафу или сейфе отдельно от личных дел — не менее 5 лет после увольнения работника. Картотека делится на 4 раздела по категориям военнообязанных, внутри каждого раздела — алфавитный порядок.
Копии военных билетов допустимо хранить в личных делах только при наличии письменного согласия сотрудника.
Если организация ещё не поставлена на воинский учёт — безопаснее легализоваться самостоятельно, не дожидаясь проверки. Военный комиссариат выявляет незарегистрированные компании в ходе плановых обходов, а штраф начисляется за каждый выявленный эпизод отдельно.
Постановка на воинский учёт с нуля проходит в шесть этапов.
Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учёт. В течение 5 дней с момента подписания направьте копию приказа в территориальный военный комиссариат.
Количество ответственных зависит от штата: до 500 сотрудников — допустим совместитель; 500–2000 — нужен освобождённый специалист, у которого воинский учёт является основной задачей; 2000–4000 — двое; свыше 4000 — дополнительно по одному на каждые 3000 человек.
При двух и более ответственных создаётся военно-учётный стол. При смене ответственного оформляется акт передачи документов и направляется уведомление в военкомат. Обязанности кто занимается воинским учётом — фиксируются в должностной инструкции, что снижает риски при проверке.
Ежегодный план работы по воинскому учёту содержит сроки всех плановых мероприятий: сверок с военкоматом, сдачи отчётов, оповещений работников. Документ утверждает руководитель организации и согласовывает с военкоматом. По каждому пункту проставляется отметка о выполнении — это обязательное требование, а не формальность: именно отметки проверяет инспектор.
Порядок ведения воинского учёта регулируется Постановлением № 719 и приказами Министерства обороны, поэтому план стоит сверять с актуальной редакцией нормативов ежегодно.
На каждого военнообязанного и призывника заводится отдельная карточка формы № 10 согласно Приказу МО от 22.11.2021 № 700.
Карточка содержит два блока данных:
Работник заверяет карточку личной подписью. Картотека делится на 4 части: офицеры; солдаты, матросы, сержанты и прапорщики; женщины с ВУС; призывники. Внутри каждой части — алфавитный порядок. Забронированные работники выделяются в отдельную группу. Хранение — металлический шкаф или сейф, отдельно от личных дел, не менее 5 лет после увольнения.
Форма № 18 — карточка учёта самой организации в военкомате. В ней указываются реквизиты юрлица и численность военнообязанных по категориям. Подаётся в военный комиссариат и в комиссию по бронированию — количество экземпляров зависит от региональных требований. Форма обновляется ежегодно.
С 01.01.2026 подключение к электронному реестру воинского учёта обязательно для всех работодателей. Для этого нужна подтверждённая учётная запись юрлица на Госуслугах. Конкретный порядок подключения варьируется по регионам — точные шаги уточняйте в своём военкомате.
После подключения настройте контроль сроков уведомлений в личном кабинете: реестр позволяет отслеживать входящие повестки в режиме реального времени. Отказ от подключения — нарушение, которое влечёт административный штраф.
Сверьте карточки формы № 10 с документами, которые работники предъявляли при приёме, и с данными территориального военного комиссариата. Результаты сверки данных с военкоматом зафиксируйте в журнале проверок.
Пора сменить профессию? Начните с понятного плана
Подберите программу под ваш опыт, цели и желаемый формат занятости
Далее — плановая сверка не реже одного раза в год по графику военкомата. Организации со штатом свыше 500 человек проверяются военкоматом ежегодно; менее 500 — раз в 3 года.
После постановки на учёт кадровик ведёт воинский учёт в текущем режиме: уведомляет военкомат о каждом изменении в составе военнообязанных. Пропущенный срок — автоматическое основание для штрафа.
| Событие | Срок | Кому направить | Санкция за нарушение |
|---|---|---|---|
| Приём военнообязанного или призывника | 5 дней | Военкомат | Ст. 21.4 КоАП — до 50 000 ₽ (должностное лицо) |
| Увольнение военнообязанного | 5 дней | Военкомат | Ст. 21.4 КоАП — до 50 000 ₽ |
| Изменение данных (адрес, образование, семейное положение, должность) | 5 рабочих дней | Военкомат | Ст. 21.4 КоАП |
| Работник не состоит на воинском учёте | 3 рабочих дня | Военкомат + направление работнику | Ст. 21.4 КоАП |
| Ответ на запрос военкомата | 2 недели | Военкомат | Ст. 21.1 КоАП |
| Списки юношей, которым исполняется 17 лет | до 1 ноября | Военкомат | Ст. 21.1 КоАП |
| Оповещение работника о полученной повестке | 3 рабочих дня до явки | Работнику (под расписку) | Ст. 21.2 КоАП — до 400 000 ₽ (организация) |
При получении повестки работодатель направляет в военкомат подтверждение вручения, освобождает работника от работы на период явки и сохраняет средний заработок (ст. 170 ТК РФ). Уклонение от вручения повестки — одно из самых дорогостоящих нарушений: штраф для организации достигает 400 000 ₽.
После принятия Закона № 404-ФЗ от 31.07.2023 (вступил в силу с 01.10.2023) административная ответственность за нарушения воинского учёта многократно выросла.
| Статья КоАП РФ | Нарушение | Должностное лицо | Организация |
|---|---|---|---|
| Ст. 21.1 | Непредставление сведений о военнообязанных | до 50 000 ₽ | — |
| Ст. 21.2 | Неоповещение работника о повестке | до 50 000 ₽ | до 400 000 ₽ |
| Ст. 21.4 | Несообщение о приёме / увольнении | до 50 000 ₽ | — |
| Ст. 19.38 | Неоказание содействия при мобилизации | до 80 000 ₽ | до 500 000 ₽ |
| Ст. 21.5 (работник) | Неявка по повестке | 10 000–30 000 ₽ | — |
Срок давности — 3 года с даты нарушения. При плановой проверке в 2026 году военкомат вправе проверить соблюдение требований начиная с 2023 года — срок давности охватывает весь этот период.
Кумулятивный принцип. Штраф назначается за каждый эпизод отдельно. Пять сотрудников, уволенных без своевременного уведомления военкомата об увольнении, — это пять протоколов, каждый со своей санкцией. Накопленные ошибки многократно умножают итоговую сумму.
Кто проверяет: территориальный военный комиссариат совместно с прокуратурой. Организации со штатом свыше 500 человек проверяются ежегодно; менее 500 — раз в 3 года.
Нарушения встречаются даже у компаний, которые считают, что всё ведут правильно. Вот шесть ошибок, которые чаще всего выявляют при проверке.
Ошибка 1: нет приказа об организации воинского учёта. Без приказа весь учёт юридически не существует. Решение: издать приказ немедленно и направить копию в военкомат.
Ошибка 2: удалённые сотрудники и совместители не включены в картотеку. Формат занятости не освобождает от обязанности вести карточки. На внешнего совместителя уведомление о приёме в военкомат направляется в пятидневный срок — так же, как на любого штатного работника.
Ошибка 3: женщины с ВУС не учтены. Кадровик не проверил дипломы при трудоустройстве. Нужно сверить документы всех сотрудниц с перечнем специальностей из Приложения № 2 к Постановлению № 719.
Ошибка 4: карточки формы № 10 хранятся в обычном шкафу. Требования к воинскому учёту в организации обязывают использовать металлический шкаф или сейф — нарушение фиксируется при первой проверке.
Ошибка 5: пропущен срок уведомления об увольнении военнообязанного. Исправить задним числом невозможно. Превентивная мера: настроить в HR-системе напоминание на 4-й день после увольнения.
Ошибка 6: принят работник без военного билета, военкомат не уведомлён. Правила ведения воинского учёта обязывают уведомить военкомат в течение 3 рабочих дней и выдать работнику направление для постановки на учёт — это снимает административную ответственность с организации.
Законодательство требует: ответственный за воинский учёт проходит обучение не реже одного раза в 3 года. Это проверяется в ходе инспекции — наравне с наличием приказа и картотеки.
На курсах повышения квалификации изучают: актуальную нормативную базу, порядок заполнения карточек формы № 10, работу с электронным реестром воинского учёта, правила оповещения при получении повесток, размеры штрафов и порядок их оспаривания.
Форматы — очные и онлайн-программы. Онлайн удобен для кадровика, совмещающего воинский учёт с другими обязанностями: учиться можно без отрыва от работы в любое удобное время. Если специалист хочет системно выстроить знания по всему блоку кадровой работы — стоит рассмотреть программы дополнительного профессионального образования (ДПО) с господдержкой.
Используйте этот перечень документов воинского учёта в организации перед визитом военкомата или в качестве ежеквартальной самопроверки.
Все 12 пунктов отмечены — организация готова к проверке. Если хотя бы один не выполнен, военкомат зафиксирует это первым.
Хотите системно выстроить знания по кадровому делопроизводству, включая воинский учёт? В ProfiFuture доступна программа «Специалист по кадровому делопроизводству» в онлайн-формате с господдержкой — 75% стоимости покрывается образовательной квотой, обучение можно совмещать с текущей работой. Смотрите каталог программ с господдержкой.
Воинский учёт — обязательная система персонального учёта военнообязанных и призывников, работающих у работодателя. Компания ведёт карточки формы № 10, уведомляет военкомат о приёме и увольнении, обеспечивает явку сотрудников по повесткам. Правовая основа — ФЗ № 53-ФЗ (ст. 8) и Постановление Правительства № 719.
Нет. Постановление № 719 прямо освобождает индивидуальных предпринимателей. Сам ИП как гражданин состоит на учёте лично. При приёме сотрудников ИП обязан проверить их документы воинского учёта по ст. 65 ТК РФ, однако вести картотеку и сдавать отчёты в военкомат не должен.
Удалённые работники учитываются в общем порядке по месту нахождения организации — формат работы не освобождает от ведения карточек. На внешнего совместителя уведомление о приёме в военкомат направляется в 5-дневный срок так же, как на штатного сотрудника.
Обязательный комплект: приказ об организации воинского учёта, ежегодный план работы, картотека карточек формы № 10, журнал проверок, карточка учёта организации (форма № 18), расписки о вручении повесток и переписка с военкоматом. Копии военных билетов хранятся только при наличии письменного согласия сотрудника.
5 дней — о приёме и увольнении; 5 рабочих дней — об изменении данных (адрес, образование, семейное положение); 3 рабочих дня — о работниках, не состоящих на воинском учёте; до 1 ноября — списки юношей, которым исполняется 17 лет; 3 рабочих дня до явки — оповестить сотрудника о полученной повестке.
Запросить военный билет или приписное удостоверение. Если документов нет — уведомить военкомат в течение 3 рабочих дней и выдать работнику направление для постановки на учёт. Своевременное уведомление снимает риск штрафа с организации по ст. 21.4 КоАП РФ.
После повышения Законом № 404-ФЗ (2023 г.): для организации — до 500 000 ₽ (неоказание содействия при мобилизации, ст. 19.38), до 400 000 ₽ (неоповещение о повестке, ст. 21.2); для должностного лица — до 80 000 ₽ по ст. 19.38. Срок давности — 3 года; штраф назначается за каждый эпизод отдельно.
С 01.01.2026 все работодатели подключились к реестру через учётную запись юрлица на Госуслугах. В личном кабинете: передача сведений о приёме и увольнении, получение уведомлений о повестках, электронная сверка. Отказ от подключения приравнивается к нарушению и влечёт административный штраф.
Военнообязанные состоят в запасе до предельного возраста: солдаты и сержанты 3-го разряда — до 55 лет, офицеры — до 60–70 лет в зависимости от звания. Женщины с ВУС: офицеры — до 50 лет, остальные — до 45 лет. Для неофицерских званий до 2028 года действует переходный период.
Законодательство не запрещает привлекать внешних специалистов для ведения документации. Однако ответственность перед военкоматом остаётся на юридическом лице. Ответственный за воинский учёт всегда назначается внутренним приказом и согласовывается с военкоматом — внешний консультант не заменяет эту роль юридически.
Превратите интерес к теме в новую профессию
Оставьте заявку — поможем выбрать программу и расскажем об условиях обучения
Оставить заявку
Задать вопрос
Задать вопрос