Личное дело работника: что включать, как оформить и сколько хранить

Обязательно ли вести личное дело работника

Единого правила нет: ответ зависит от статуса работника и типа организации. Ведение личных дел сотрудников в одних случаях прямо предписано законом, в других — остаётся на усмотрение руководителя. Личное дело и ТК РФ напрямую не связаны: кодекс регулирует трудовые права и защиту персональных данных, но не обязывает всех работодателей заводить дела.

Госслужащие, военные и муниципальные работники

Для трёх категорий работников формирование личного дела обязательно по закону. Нарушение установленного порядка влечёт дисциплинарную ответственность.

Коммерческие и некоммерческие организации

Для коммерческого работодателя ведение личных дел в организации — добровольное решение руководителя, которое закрепляется в локальном нормативном акте (ЛНА). ЛНА обязан определить цель сбора, состав документов, круг лиц с доступом и сроки хранения. Сам факт заведения дела не создаёт права собирать любые сведения о работнике: принцип минимальной достаточности действует независимо от организационной формы.

Нормативная база личного дела в 2026 году

Регулирование строится на нескольких уровнях. Трудовой кодекс РФ защищает трудовые права и устанавливает режим персональных данных в трудовых отношениях. ФЗ № 152-ФЗ ограничивает состав сведений: цель обработки определяется заранее, объём данных — минимально необходимый (ст. 5). Приказы Росархива фиксируют хранение личных дел в организации — требования к оформлению и срокам.

Состав личного дела работника в 2026 году

Состав документов личного дела работника формируется по принципу минимальной достаточности — включаются только документы, нужные для конкретной цели. Перечень утверждает работодатель в ЛНА или инструкции по кадровому делопроизводству.

Документы по трём разделам

Внутренняя опись размещается первой — до любого другого документа в деле.

Что нельзя хранить в личном деле

Копии паспорта, СНИЛС и свидетельств хранятся только при наличии законного основания и письменного согласия работника. Медицинские данные, сведения о составе семьи и детях — специальные категории персональных данных: для них требуется отдельное правовое основание (ст. 10 ФЗ № 152-ФЗ). Оригиналы личных документов нужно проверить при оформлении и вернуть сотруднику сразу.

Как оформить личное дело работника

Единый порядок оформления закрепляется в инструкции по делопроизводству или ЛНА. Каждый элемент структуры выполняет конкретную функцию и не дублирует другой.

Обложка и корешок: обязательные реквизиты

По Приказу Росархива от 31.07.2023 № 77 (пп. 55, 58) обложка содержит шесть обязательных реквизитов: наименование организации, наименование подразделения, номер дела, фамилия и инициалы работника, крайние даты документов, количество листов. Корешок папки дублирует номер и ФИО — он работает как индекс при поиске в архиве. Материал корешка должен быть прочным и влагозащищённым.

Внутренняя опись: структура и пример заполнения

Опись фиксирует каждый документ в деле. Строка: порядковый номер, индекс документа, дата, заголовок, номера листов, примечание. Пример: «№ 7; доп. соглашение к ТД № 15; 10.02.2026; изменение режима работы; листы 18–19; —». При изъятии документа делается прослеживаемая отметка — что изъято, кем, когда и куда. Перенумеровывать дело без следа запрещено.

Электронное личное дело

Электронная форма предъявляет те же требования к составу, целям и срокам хранения, что и бумажное дело. Ключевое отличие — в обязательных технических мерах контроля. Без них электронное дело превращается в общую папку со сканами, что нарушает конфиденциальный характер персональных данных.

Технические требования и типичные риски

Владелец процесса — кадровик. Руководитель подразделения получает только те сведения, которые необходимы для конкретной задачи, а не всё дело целиком.

Сроки хранения и передача личного дела в архив

По Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 срок зависит от даты оформления: дела, начатые до 01.01.2003, хранятся 75 лет; начатые после — 50 лет. Срок отсчитывается от даты увольнения. Передача в архив организации — не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства (Приказ № 77, пп. 37, 47, 140).

Алгоритм закрытия дела — шесть шагов: сверить опись с реальным содержимым → вернуть работнику оригиналы личных документов → удалить временные копии → разделить документы по срокам хранения → проставить дату окончания на обложке → оформить лист-заверитель и передать в архив.

Особенности личного дела педагогического работника

Личное дело работника школы содержит специфические элементы. Квалификационная категория — первая или высшая — фиксируется в аттестационном листе в разделе «Аттестация». Педагогический стаж выносится отдельным атрибутом личного листка по учёту кадров. Среди приказов встречаются характерные: о надбавке за категорию и об изменении педагогической нагрузки.

Хотите систематизировать профессиональные знания и получить официальный документ о квалификации? В ProfiFuture можно пройти обучение за 1–2 месяца с господдержкой — 75% стоимости компенсируется образовательной квотой, онлайн без отрыва от работы. Смотрите каталог программ ProfiFuture.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вести личное дело работника в коммерческой организации?

Нет. Обязательность установлена для госслужащих (ч. 3 ст. 42 ФЗ № 79-ФЗ), муниципальных служащих (ст. 30 ФЗ № 25-ФЗ) и военнослужащих (п. 5 ст. 2 ФЗ № 53-ФЗ). Для коммерческого работодателя — добровольное решение, которое закрепляется в ЛНА с указанием цели, состава, доступа и сроков.

Что должно быть в личном деле сотрудника?

Личный листок и анкета с фото — раздел «Общие данные»; трудовой договор с допсоглашениями и копии приказов — «Трудовая деятельность»; аттестационные листы и характеристики — «Аттестация». Первым всегда стоит внутренняя опись. Итоговый перечень документов личного дела работника утверждает работодатель в ЛНА.

Сколько лет хранится личное дело работника?

По Приказу Росархива № 236: дела до 01.01.2003 — 75 лет, начатые позже — 50 лет. Отсчёт от даты увольнения. Передача в архив — не ранее 1 года и не позднее 3 лет после окончания делопроизводства (Приказ № 77, пп. 37, 47, 140).

Можно ли хранить копию паспорта в личном деле?

Не автоматически. По ст. 5 ФЗ № 152-ФЗ нужны законное основание и письменное согласие работника. В большинстве процедур достаточно проверить оригинал. Медицинские данные и сведения о семье — специальные категории персональных данных, требующие отдельного правового основания по ст. 10 ФЗ № 152-ФЗ.

Как правильно оформить внутреннюю опись личного дела?

Строка описи: порядковый №, индекс документа, дата, заголовок, номера листов, примечание. При изъятии — прослеживаемая отметка с указанием того, что изъято, кем, когда и куда. Перенумеровывать дело без следа нельзя.

Чем электронное личное дело отличается от бумажного?

Требования к составу, целям и срокам — одинаковые. Добавляются технические меры: ролевая модель доступа, версионность файлов, журнал действий, резервное копирование. Электронное дело — не общая сетевая папка со сканами.

Где должны храниться личные дела сотрудников?

Действующие дела — в кадровой службе с ограниченным доступом. После увольнения через 1–3 года — в архив организации. Место хранения закрепляет номенклатура дел. Руководитель подразделения получает только нужные ему сведения, а не всё дело.

Где найти образец обложки и описи личного дела?

Требования к обложке закреплены в Приказе Росархива № 77, пп. 55, 58. Пример строки описи приведён в разделе «Внутренняя опись» выше. Шаблоны обложки, внутренней описи и титульного листа в формате DOCX можно скачать на этой странице — они соответствуют требованиям Росархива.