Кадровое делопроизводство — это документальное оформление трудовых отношений: от первого трудового договора до архивирования личных дел уволенных сотрудников. Вести его обязан каждый работодатель, у которого есть хотя бы один наёмный работник. Минимальный стартовый пакет — правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, трудовые договоры, табель учёта рабочего времени и отчётность ЕФС-1 в Социальный фонд. За нарушения в кадровом учёте с нуля придётся платить: по ст. 5.27 КоАП штраф для организации достигает 100 000 рублей — и начисляется отдельно за каждого работника, чьи права нарушены.
Трудовое законодательство не диктует, кто именно ведёт кадровое делопроизводство в компании, — выбор за работодателем. На практике это делает штатный кадровик или отдел кадров, бухгалтер с расширенными полномочиями, сам руководитель или внешний аутсорсинг. Важно закрепить обязанности письменно: в трудовом договоре, должностной инструкции или отдельном приказе. Ответственность за нарушения при любом варианте остаётся на организации и конкретном должностном лице — именно их проверяет и штрафует ГИТ.
Сделайте следующий шаг в карьере
Подберите обучение, которое поможет освоить новые компетенции
Малый бизнес может работать в упрощённом режиме. Если компания — микропредприятие (штат до 15 человек, годовой доход до 120 млн рублей), ст. 309.2 Трудового кодекса РФ позволяет отказаться от правил внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда. Условие: все существенные условия прописаны в типовой форме трудового договора, утверждённой Правительством РФ. Минимальный пакет для ООО любого масштаба остаётся неизменным — трудовые договоры, штатное расписание, табель учёта рабочего времени и своевременная подача ЕФС-1 в Социальный фонд России.
Кадровую документацию делят на два блока: локальные нормативные акты (ЛНА), регулирующие жизнь компании в целом, и документы, которые оформляются персонально на каждого сотрудника. ГИТ при проверке запрашивает именно эти бумаги первыми — поэтому порядок в обоих блоках нужно навести до найма первого работника. Правовая база — Трудовой кодекс РФ и приказ Росархива № 236 о сроках хранения.
Главный ЛНА — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): режим работы, перерывы, дисциплинарный порядок. Работника знакомят с ПВТР строго до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ) — нарушение последовательности само по себе является основанием для штрафа. О том, как составить ПВТР и что в него включить, — в материале «Правила внутреннего трудового распорядка».
Штатное расписание фиксирует структуру компании, должности и оклады — можно использовать форму Т-3 или разработать собственную. График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Политика обработки персональных данных и письменные согласия сотрудников обязательны по 152-ФЗ: без них работодатель нарушает законодательство о защите персональных данных.
На каждого работника формируется свой пакет. Трудовой договор — письменно, в двух экземплярах, с обязательными условиями по ст. 57 ТК РФ: место работы, дата начала, должность, условия труда на рабочем месте, размер оплаты труда и режим работы. Табель учёта рабочего времени (формы Т-12, Т-13 или собственная разработанная) — основание для расчёта зарплаты. По каждому кадровому событию подаётся ЕФС-1 в СФР. Отдельно хранятся документы по охране труда: инструкции и журналы инструктажей. Именно с этих форм начинает каждый, кто решил стать кадровиком без опыта: грамотное ведение базового документооборота — основа репутации отдела.
Как правильно формировать и хранить личное дело сотрудника — в статье «Личное дело работника».
С сентября 2021 года личная карточка Т-2 необязательна; воинский учёт с 2022 года ведётся в отдельной карточке № 10 для военнообязанных. Приказ о приёме на работу с 22.11.2021 оформляется по желанию работодателя (ст. 68 ТК РФ). Унифицированные формы Госкомстата — Т-1, Т-6 и другие — перестали быть обязательными с 2013 года. «Необязательный» не значит «бесполезный»: многие компании сохраняют эти форматы для внутреннего учёта, и ГИТ их не запрещает.
Оформление трудовых отношений — пять последовательных шагов. Нарушать порядок нельзя: ознакомление с локальными нормативными актами должно состояться строго до подписания трудового договора. Каждое отступление от этой цепочки — потенциальный повод для штрафа при проверке ГИТ.
Если вы выстраиваете кадровый учёт с нуля и хотите разобраться в нём системно, а не методом проб и ошибок, — посмотрите программы с господдержкой в ProfiFuture: доступны дистанционные курсы по кадровому делопроизводству с официальным документом об обучении и возможностью совмещать учёбу с работой.
До того как будущий работник увидит трудовой договор, он должен расписаться в листе ознакомления с локальными нормативными актами: ПВТР, положением об охране труда и политикой обработки персональных данных. Это прямое требование ст. 68 ТК РФ. Форма фиксации — лист ознакомления или личная подпись на экземпляре самого акта. Если договор подписывается раньше, чем ПВТР, — это нарушение, которое ГИТ фиксирует при первой же проверке.
Договор оформляется письменно в двух экземплярах; свой работник получает в день подписания. Обязательные условия по ст. 57 ТК РФ: место работы, дата начала, наименование должности, характеристика условий труда на рабочем месте, размер оплаты труда, режим рабочего времени. Если работник уже фактически приступил к работе — оформить договор нужно не позднее трёх рабочих дней (ст. 67 ТК РФ).
Подменять трудовой договор договором гражданско-правового характера (ГПХ) ради экономии на взносах — грубая ошибка. При переквалификации отношений работодатель получает штраф до 100 000 рублей за каждого работника по ч. 4 ст. 5.27 КоАП, плюс доначисление страховых взносов и НДФЛ за весь период.
ЕФС-1 заменила отчёт СЗВ-ТД и подаётся в Социальный фонд России (СФР) — подраздел 1.1, сведения о трудовой деятельности. Это самый жёсткий срок в кадровом делопроизводстве с нуля: при приёме, увольнении и заключении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня.
| Событие |
Срок подачи ЕФС-1 |
|---|---|
| Приём на работу | Следующий рабочий день |
| Увольнение | Следующий рабочий день |
| Договор ГПХ (начало / окончание) | Следующий рабочий день |
| Постоянный перевод | До 25-го числа следующего месяца |
| Смена квалификации / переименование должности | До 25-го числа следующего месяца |
Просрочка на один день — штраф 500–1000 рублей за каждого работника. Рекомендуется автоматизировать подачу или поставить напоминание в календаре.
Для работников с бумажной трудовой книжкой запись вносится в течение пяти рабочих дней после приёма (ст. 66 ТК РФ). Сотрудники, впервые устраивающиеся на работу с 2021 года, ведут только электронный формат. Перейти на электронную трудовую книжку можно в любой момент, вернуться к бумажной — нельзя. При увольнении работника без бумажной трудовой выдаётся форма СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в 2026 году остаётся добровольным: работодатель сам решает, переходить ли на него. Работник вправе отказаться — тогда придётся дублировать документы на бумаге. Исключение: сотрудники, впервые принятые после 31 декабря 2021 года, — их согласие на КЭДО не требуется. Для организации электронного документооборота можно использовать собственную информационную систему или бесплатную платформу «Работа России». Автоматизацию всего цикла — ЕФС-1, табель, приказы, штатное расписание — обеспечивает 1С: Зарплата и управление персоналом (1С: ЗУП), наиболее востребованная система в вакансиях кадровика. Уверенная работа в 1С:ЗУП — один из главных факторов, влияющих на зарплату специалиста по кадрам в 2026 году.
Работодатель подписывает все кадровые документы в КЭДО усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Работнику для подписания трудового договора, дополнительных соглашений и договора о материальной ответственности нужна УКЭП или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Для остальных документов достаточно простой электронной подписи. Единые форматы электронных кадровых документов установлены приказом Минтруда России.
Пора сменить профессию? Начните с понятного плана
Подберите программу под ваш опыт, цели и желаемый формат занятости
Часть документов остаётся бумажной вне зависимости от того, внедрила ли компания КЭДО:
| Нельзя перевести в КЭДО |
Можно перевести в КЭДО |
|---|---|
| Трудовые книжки (бумажные) | Трудовые договоры и допсоглашения |
| Акты о несчастных случаях | Приказы о приёме, переводе, отпуске |
| Приказы об увольнении | Табели учёта рабочего времени |
| Журналы инструктажей по охране труда | Уведомления и заявления работников |
Сроки хранения кадровых документов регулирует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Базовый принцип: документы по личному составу хранятся 50 лет, а для документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, срок составляет 75 лет. Досрочно уничтожать их нельзя — за нарушение порядка хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП. При ликвидации организации кадровые документы передают в государственный архив.
| Документ |
Срок хранения |
|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу | 50 лет (до 2003 г. — 75 лет) |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет |
| График отпусков | 3 года |
| Штатное расписание | Постоянно |
| Журналы инструктажей по охране труда | 45 лет |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года |
Государственная инспекция труда (ГИТ) применяет санкции по ст. 5.27 КоАП РФ. Ключевой принцип: штраф начисляется отдельно за каждого работника, чьи права нарушены. Оформить пять человек договорами ГПХ вместо трудовых — получить штраф в пять раз крупнее. При повторном нарушении должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет. Проверить состояние кадрового учёта до прихода инспектора можно бесплатно на портале самопроверки ГИТ.
| Нарушение |
Должностное лицо / ИП |
Организация |
|---|---|---|
| Ч. 1 ст. 5.27 — общее нарушение ТК | 1 000–5 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ |
| Ч. 2 ст. 5.27 — повторное нарушение | 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация | 50 000–70 000 ₽ |
| Ч. 4 ст. 5.27 — подмена ТД договором ГПХ | 10 000–20 000 ₽ | 50 000–100 000 ₽ |
| Ч. 6 ст. 5.27 — задержка заработной платы | 10 000–20 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ |
Перед плановой или внеплановой проверкой пройдитесь по семи пунктам:
Три пути для тех, кто начинает без опыта. Первый — самостоятельное изучение: Трудовой кодекс РФ, ГОСТ Р 7.0.8-2025 о делопроизводстве и архивном деле, сервис онлайнинспекция.рф для проверки знаний. Второй — освоение 1С: ЗУП, которая автоматизирует ЕФС-1, табели, приказы и штатное расписание и встречается в подавляющем большинстве вакансий кадровика. Третий — профессиональный курс с удостоверением о повышении квалификации государственного образца.
В ProfiFuture программа «Специалист по кадровому делопроизводству» рассчитана на 9 недель дистанционного обучения с нуля — с практикой на реальных кейсах и официальным документом на выходе.
Заработная плата кадровика может существенно варьироваться в зависимости от компании, региона и опыта специалиста.
Бухгалтер, офис-менеджер или руководитель — достаточно закрепить обязанности в должностной инструкции или трудовом договоре. Микропредприятие (до 15 сотрудников) вправе применять типовую форму трудового договора по ст. 309.2 ТК РФ и отказаться от части локальных нормативных актов.
Нет — с сентября 2021 года она необязательна. Воинский учёт с 2022 года ведётся в отдельной карточке № 10 для военнообязанных. Компании сохраняют Т-2 добровольно как удобный внутренний регистр.
При переквалификации отношений суд обяжет выплатить штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП — до 100 000 рублей за каждого работника, плюс доначислят страховые взносы и НДФЛ за весь период. Признак трудовых отношений — подчинение внутреннему распорядку компании.
Не позднее рабочего дня, следующего за датой расторжения договора. Это самый короткий срок в кадровом учёте. Просрочка даже на один день — штраф 500–1000 рублей за каждого работника. При постоянном переводе срок мягче — до 25-го числа следующего месяца.
В 2026 году — нет. Переход добровольный (ст. 22.1 ТК РФ). Работник вправе отказаться — тогда для него дублируют бумажные документы. Согласие не нужно только от тех, кто впервые принят после 31.12.2021. Бесплатный вариант перехода — платформа «Работа России».
Трудовые договоры, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, — 50 лет; более ранние — 75 лет (приказ Росархива № 236). При ликвидации организации документы передают в государственный архив — уничтожать их нельзя.
Без правового основания — нельзя: это избыточная обработка персональных данных по 152-ФЗ. Допустимы только данные, необходимые для трудовых отношений. Вместо копии паспорта достаточно подписанного согласия на обработку персональных данных, которое хранится 3 года.
Да — ст. 309.2 ТК РФ разрешает организациям до 15 сотрудников с доходом до 120 млн рублей не оформлять ПВТР и положение об оплате труда, если все условия прописаны в типовом трудовом договоре, утверждённом Правительством РФ.
Превратите интерес к теме в новую профессию
Оставьте заявку — поможем выбрать программу и расскажем об условиях обучения
Оставить заявку
Задать вопрос
Задать вопрос