График отпусков — обязательный локальный нормативный акт: он фиксирует очерёдность ежегодных оплачиваемых отпусков на предстоящий год (ст. 123 ТК РФ). На 2026 год его нужно утвердить не позднее 17 декабря 2025 года — за две недели до начала нового календарного периода. Требование касается всех ИП и юридических лиц с наёмными работниками, независимо от численности штата.
В статье разберём: дедлайн и логику расчёта, выбор формы документа, права льготных категорий сотрудников, алгоритм составления из восьми шагов, работу в Excel и 1С ЗУП, основания для переноса и штрафы за нарушения.
Сделайте следующий шаг в карьере
Подберите обучение, которое поможет освоить новые компетенции
График отпусков — внутренний кадровый документ, закрепляющий очерёдность ежегодных оплачиваемых отпусков на текущий год. С правовой точки зрения это локальный нормативный акт, обязательный для обеих сторон трудового договора: работодатель не вправе произвольно менять утверждённые даты, а работник — уходить в отпуск вне расписания.
Составлять документ обязаны все ИП-работодатели и юридические лица — без исключений по отраслям. Исключения: физические лица без статуса ИП и микропредприятия (ст. 309.1–309.2 ТК РФ), которые полностью отказались от локальных нормативных актов. Для них альтернатива — письменное соглашение о порядке отпусков прямо в трудовом договоре.
Документ — не формальность для проверяющих. Он помогает равномерно распределить нагрузку по подразделениям, заранее организовать замену отсутствующих и избежать производственных сбоев в периоды массовых отпусков.
В документ обязательно включают три вида отпусков:
В документ не входят: отпуск без сохранения заработной платы (оформляется по отдельному заявлению работника) и учебный отпуск — оба предоставляются вне общего расписания. Праздничные нерабочие дни в счёт дней отпуска не засчитываются (ст. 112 ТК РФ).
По ч. 1 ст. 123 ТК РФ документ утверждают не позднее чем за две недели до начала нового календарного года. Для 2026 года эта дата — 17 декабря 2025 года: 1 января минус 14 дней.
Практический ориентир: начинайте сбор пожеланий сотрудников в ноябре, согласовывайте итоговый вариант с руководителями подразделений в первой декаде декабря, финальное утверждение — не позднее 17-го числа.
Новые сотрудники, принятые в текущем году, получают первый отпуск по соглашению с работодателем — право на него возникает после шести месяцев непрерывной работы. Со второго рабочего года они включаются в общий документ на общих основаниях.
Унифицированная форма Т-7 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года её применение необязательно: работодатель вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике или отдельным приказом при наличии обязательных реквизитов первичного документа.
На практике большинство кадровиков сохраняют Т-7. Её главное преимущество — привычность для инспекторов государственной инспекции труда (ГИТ): при проверке форма не вызывает вопросов по реквизитам. Собственный бланк оправдан, если компания автоматизирует делопроизводство и нужно адаптировать структуру под внутренние системы.
Кадровикам, которые хотят систематизировать знания — от оформления графиков до работы с трудовыми договорами и приказами, — в ProfiFuture есть программа «Специалист по кадровому делопроизводству»: онлайн, около двух месяцев, с господдержкой.
Бланк заполняется поэтапно — при планировании и в течение года.
При планировании (графы 1–6): наименование структурного подразделения, должность, ФИО сотрудника, табельный номер, запланированное количество дней и дата начала отпуска. Эти данные вносятся до утверждения документа.
В течение года (графы 7–9): дата фактического начала и окончания, основание и дата переноса. Графа 10 — примечания: причина отзыва из отпуска, реквизиты согласия сотрудника или иные пояснения.
Роструд рекомендует добавить дополнительную графу «С графиком ознакомлен» или оформить отдельный лист ознакомления как приложение. Прямой нормы в ТК РФ нет, но подпись сотрудника защищает работодателя при споре с ГИТ.
Порядок составления графика отпусков охватывает два месяца — с ноября по 17 декабря. Восемь последовательных шагов проводят кадровика от первичного сбора данных до итогового утверждения и ознакомления. Принципиальный момент: учитывать пожелания работников нужно, но удовлетворять их в полном объёме обязательно только для льготных категорий.
Шаг 1. В начале ноября разошлите сотрудникам опросные листы с просьбой указать желаемый период отпуска. Установите срок ответа — обычно 5–7 рабочих дней.
Шаг 2. Выявите льготные категории и зарезервируйте за ними приоритет: их пожелания по датам работодатель обязан учесть в первую очередь, вне общей очереди и независимо от производственных потребностей.
Шаг 3. Проверьте остатки неиспользованных дней отпуска по каждому сотруднику — эти дни включаются в документ обязательно. У новых сотрудников учтите шестимесячный порог: до его истечения отпуск предоставляется только по соглашению с работодателем.
Шаг 4. Сбалансируйте нагрузку подразделений: не допускайте одновременного отсутствия взаимозаменяемых сотрудников одного отдела. При конфликте дат — договоритесь об очерёдности.
Шаг 5. Согласуйте черновик с руководителями структурных подразделений и сформируйте единый сводный документ по организации.
Шаг 6. Если в компании есть профсоюз, направьте ему проект на согласование (ст. 372 ТК РФ) и получите выписку из протокола — без неё утверждение недействительно.
Шаг 7. Руководитель организации утверждает документ грифом «УТВЕРЖДАЮ» непосредственно на бланке или отдельным приказом. Крайний срок — 17 декабря 2025 года.
Шаг 8. Ознакомьте всех работников под подпись — через дополнительную графу в Т-7 или отдельный лист ознакомления. Помимо этого, каждого сотрудника нужно уведомить о дате начала конкретного отпуска не позднее чем за 14 дней (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Для части работников работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время — их пожелания учитываются прежде общей очерёдности. Минтруд в Письме от 20.11.2018 разъяснил: возраст детей у многодетных родителей проверяется на год предоставления отпуска, а не на дату утверждения документа. Совместителям отпуск предоставляют одновременно с отпуском по основному месту работы — при необходимости авансом, даже если стаж по совместительству менее шести месяцев.
| Категория | Условие | Статья |
|---|---|---|
| Несовершеннолетние работники | до 18 лет | ст. 267 ТК РФ |
| Беременные женщины | перед декретным отпуском или после него | ст. 260 ТК РФ |
| Мужья в период декрета жены | вне зависимости от стажа | ст. 123 ТК РФ |
| Многодетные родители | 3 и более детей, младшему нет 14 лет | ст. 262.2 ТК РФ |
| Родители детей-инвалидов | ребёнок-инвалид до 18 лет | ст. 262.1 ТК РФ |
| Совместители | одновременно с отпуском по основному месту | ст. 286 ТК РФ |
| Ветераны боевых действий | по письменному заявлению | ст. 16 ФЗ № 5-ФЗ |
| Работники, отозванные из отпуска ранее | остаток — в удобное для них время | ст. 125 ТК РФ |
| Мобилизованные сотрудники | в течение 6 месяцев после возвращения | ст. 351.7 ТК РФ |
Выбор инструмента зависит от размера компании и степени автоматизации учёта. Небольшие организации работают с таблицей Excel на основе формы Т-7. Компании, ведущие зарплатный учёт в 1С, используют встроенный модуль 1С ЗУП 8.3. Организации с распределёнными командами переходят на кадровый электронный документооборот (КЭДО): он автоматизирует весь цикл — от сбора дат до ознакомления под электронной подписью.
Пора сменить профессию? Начните с понятного плана
Подберите программу под ваш опыт, цели и желаемый формат занятости
Для небольших компаний составить график отпусков в Excel — самый быстрый вариант без специализированного кадрового ПО. Скачайте шаблон Т-7 с официального ресурса Роструда или из правовой системы — файл уже содержит нужную разметку граф. Кадровику, который работает с таблицами постоянно, пригодятся инструменты Excel для HR.
Структура файла: строки — сотрудники, столбцы — порядковый номер, подразделение, должность, ФИО, количество дней, дата начала. Пример заполнения: Иванова И.И. — 28 дней с 6 июля 2026 г.; Петров П.П. — 14 дней в марте и 14 дней в октябре (непрерывная часть не менее 14 дней соблюдена по ст. 125 ТК РФ).
Добавьте автофильтр по столбцу «Подразделение» — так удобно получать сводный вид по каждому отделу и оперативно выявлять конфликты дат. Готовый файл распечатывают и передают руководителю для утверждения грифом.
Тем, кто ищет, как составить график отпусков в 1С ЗУП, — порядок действий: раздел «Кадры» → «Отпуска и больничные» → «Создать» → «График отпусков». Система 1С ЗУП 8.3 автоматически подтянет остатки неиспользованных дней по каждому сотруднику — вручную вбивать их не нужно.
В КЭДО процесс выглядит иначе: сотрудники вводят желаемые даты в личном кабинете → руководитель согласовывает онлайн → документ формируется автоматически → ознакомление проходит через электронную цифровую подпись (ЭЦП). Юридическая сила такого документа равнозначна бумажному варианту (гл. 49.1 ТК РФ, ФЗ № 377-ФЗ от 22.11.2021). Как устроен кадровый электронный документооборот и какие подписи в нём используют, стоит разобрать отдельно.
Утверждённый документ обязателен для обеих сторон (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает: ни работодатель, ни работник не вправе менять даты в одностороннем порядке без законного основания. Все изменения оформляются официально — механизм зависит от того, кто выступает инициатором.
Работник вправе потребовать переноса отпуска в трёх случаях:
При болезни во время отпуска работник сам выбирает: продлить его или перенести неиспользованные дни. Изменение фиксируется в графах 7–9 формы Т-7; в КЭДО — автоматически после согласования.
Работодатель может перенести отпуск по производственной необходимости — только с письменного согласия сотрудника и с обязательным предоставлением в течение ближайших 12 месяцев. Лишать работника отпуска два года подряд запрещено; несовершеннолетних и занятых во вредных условиях — нельзя переносить даже на один год.
Отзыв из уже начавшегося отпуска возможен исключительно с письменного согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Нельзя отзывать несовершеннолетних, беременных и работников вредных производств — даже если они сами не против. Остаток отпуска присоединяют к следующему или предоставляют в удобное для работника время в текущем году.
Отсутствие утверждённого документа — нарушение трудового законодательства, которое государственная инспекция труда выявляет при плановых и внеплановых проверках. Ответственность установлена ст. 5.27 КоАП РФ.
| Субъект | Первое нарушение | Повторное нарушение |
|---|---|---|
| Должностное лицо | 1 000 – 5 000 ₽ | 10 000 – 20 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года |
| ИП | 1 000 – 5 000 ₽ | 10 000 – 20 000 ₽ |
| Юридическое лицо | 30 000 – 50 000 ₽ | 50 000 – 70 000 ₽ |
Максимальное взыскание — 70 000 руб. для юридического лица при повторном нарушении. Должностному лицу при повторном нарушении грозит дисквалификация на срок от одного до трёх лет.
Срок хранения: 1 год по окончании года, на который составлен документ (Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Росархивом от 20.12.2019 № 236). График на 2026 год уничтожать не ранее 2027 года. Хранится в отделе кадров; при ведении в КЭДО — в электронном архиве при наличии ЭЦП.
Не позднее 17 декабря 2025 года — за две недели до начала нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). При наличии профсоюза его мнение по проекту нужно учесть до этой же даты. Рекомендуется начать сбор пожеланий сотрудников в ноябре, финальное согласование провести в первой декаде декабря — чтобы оставить запас на правки.
Да. Обязанность распространяется на всех ИП-работодателей вне зависимости от численности штата (ст. 123 ТК РФ). Исключение — микропредприятия, полностью отказавшиеся от локальных нормативных актов: они заменяют документ письменным соглашением в трудовом договоре (ст. 309.1 ТК РФ).
Да. С 2013 года унифицированные формы необязательны. Работодатель вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике или отдельным приказом при наличии обязательных реквизитов первичного документа. Большинство кадровиков сохраняют Т-7 — она привычна инспекторам ГИТ и не вызывает вопросов при проверке.
Да. Минтруд РФ в Письме от 27.03.2020 № 14-2/В-321 разъяснил: вносят всех работников, состоящих в трудовых отношениях на дату утверждения, в том числе тех, чей договор расторгается в течение года. Например, если срочный договор истекает в январе 2026 года, работника всё равно включают в документ.
Роструд предлагает два варианта: внести изменения в основной документ или составить дополнительный и приобщить его к основному. Право на первый отпуск возникает после шести месяцев работы, но по соглашению с работодателем его можно предоставить раньше.
По общему правилу — нет. Ежегодный отпуск предоставляется каждый год. Перенос допускается только при производственной необходимости или временной нетрудоспособности (ст. 124 ТК РФ). Нельзя не предоставлять отпуск два года подряд; работникам до 18 лет и занятым во вредных условиях — даже один год.
Прямой нормы в ТК РФ нет, но Роструд рекомендует это делать. Добавьте в бланк графу «С графиком ознакомлен» или оформите лист ознакомления как приложение. Отдельно работодатель обязан уведомить каждого о дате начала его конкретного отпуска не позднее чем за 14 дней (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Нарушение срока по ст. 136 ТК РФ даёт работнику право требовать переноса отпуска. Работодателю грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Чтобы избежать этого, готовьте уведомление и расчёт отпускных одновременно — не позднее чем за две недели до даты начала.
Один год по окончании года, на который он составлен (Перечень Росархива от 20.12.2019 № 236). График на 2026 год уничтожать не ранее 2027-го. Хранится в отделе кадров; при ведении в КЭДО — в электронном архиве с сохранением юридической силы при наличии ЭЦП.
Только с письменного согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Нельзя отзывать несовершеннолетних, беременных и занятых во вредных условиях — даже с их согласия. Неиспользованную часть предоставляют в удобное работнику время в текущем году или присоединяют к следующему отпуску. В форме Т-7 делается отметка в графе 10.
Превратите интерес к теме в новую профессию
Оставьте заявку — поможем выбрать программу и расскажем об условиях обучения
Оставить заявку
Задать вопрос
Задать вопрос