Как оформить электронную трудовую книжку в 2026 году: пошаговая инструкция

То, как оформить электронную трудовую книжку, зависит от вашей ситуации. Новый работник с 2021 года получает ЭТК автоматически — никаких заявлений не нужно. Опытный сотрудник с бумажной трудовой переходит через заявление в отделе кадров. Работодатель при найме подаёт форму ЕФС-1 в СФР на следующий рабочий день. Статья разбирает три сценария оформления ЭТК и три способа получить выписку о трудовой деятельности в СФР: через Госуслуги, МФЦ или у работодателя по форме СТД-Р. Отдельно разберём состав ЭТК, каких данных в ней нет и что делать при ошибке в записях.

Что нужно для оформления ЭТК: документы и условия

Набор документов зависит от роли — работника или работодателя.

Работнику при трудоустройстве понадобятся паспорт, СНИЛС и ИНН. При воинской обязанности — военный билет. Если уже перешли на ЭТК, бумажную трудовую предъявлять не нужно: вместо неё принесите выписку СТД-Р (от предыдущего работодателя) или СТД-СФР (от Социального фонда).

Работодателю для ведения ЭТК сотрудника нужен бланк ЕФС-1 (подраздел 1.1) — с 2023 года он заменил форму СЗВ-ТД. При штате более 10 человек ЕФС-1 подаётся исключительно в электронном виде: с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Условия перехода: работники, впервые трудоустроившиеся с 2021 года, получают ЭТК автоматически — бумажная трудовая книжка для них не заводится. Те, кто работал до 2021 года и ещё не перешёл на электронный формат, могут подать заявление в любое время — закон не устанавливает жёстких сроков. Нормативная база: ст. 66.1 ТК РФ и Приказ СФР № 2281 от 17.11.2023.

Три сценария оформления электронной трудовой книжки

Алгоритм зависит от того, кто вы: сотрудник без трудовой истории, работник с бумажной ТК или кадровик, принимающий человека с уже существующей ЭТК. Важно различать: ЭТК — это сведения о конкретном сотруднике в базе СФР, это не то же самое, что перевод всей компании на цифровой кадровый документооборот — о том, как устроен переход на кадровый электронный документооборот, написано в отдельном материале.

Если вы HR-специалист и регулярно работаете с ЕФС-1 и кадровыми событиями, систематизировать навыки поможет каталог программ ProfiFuture — в том числе «Специалист по кадровому делопроизводству»: обучение онлайн за 2 месяца с господдержкой.

Сценарий 1 — Впервые устраиваетесь на работу (с 2021 года)

С 2021 года работники, которые впервые выходят на официальное место работы, получают электронную трудовую книжку автоматически — подавать какое-либо заявление не нужно. Роль сотрудника здесь минимальна: предоставить документы и дождаться, пока кадровик оформит ЕФС-1.

Шаг 1. Принесите в отдел кадров паспорт и СНИЛС. При необходимости — ИНН и военный билет. Бумажная трудовая книжка не нужна и не заводится.

Шаг 2. Подпишите трудовой договор. Работодатель оформит приказ о приёме на работу.

Шаг 3. Кадровик заполнит форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) и передаст данные в СФР — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Проверить, что запись появилась: войдите в личный кабинет на Госуслугах. Данные обновляются в течение 10 рабочих дней после подачи ЕФС-1.

Сценарий 2 — Переход с бумажной книжки на ЭТК

Перевести трудовую в электронный вид можно в любое время — жёсткого срока нет. Главное помнить: возврат к бумажной ТК после перехода законом не предусмотрен (ст. 66.1 ТК РФ). Поэтому до подачи заявления стоит проверить, что все записи в бумажной книжке корректны.

Шаг 1. Проверьте бумажную ТК: записи о приёмах, переводах и увольнениях должны быть без ошибок. Неточности устраняйте до перехода.

Шаг 2. Напишите заявление в произвольной форме: ФИО, должность, желаемая дата перехода.

Шаг 3. Кадровик внесёт финальную запись в бумажную ТК и выдаст её вам на руки.

Шаг 4. Работодатель уведомит СФР через ЕФС-1.

Бумажную трудовую после получения храните — в ней записан стаж до 2020 года, который в ЭТК автоматически не переносится.

Сценарий 3 — Работодатель принимает сотрудника с уже существующей ЭТК

Если новый сотрудник уже работал официально после 2020 года и перешёл на ЭТК, бумажной трудовой книжки у него нет. Вместо неё он предъявляет выписку: СТД-Р (от предыдущего работодателя) или СТД-СФР (от СФР). Задача кадровика — принять документы и корректно заполнить ЕФС-1.

Шаг 1. Примите документы: паспорт, СНИЛС, выписку СТД-Р или СТД-СФР.

Шаг 2. Оформите трудовой договор и приказ о приёме.

Шаг 3. Заполните ЕФС-1 (подраздел 1.1): укажите дату приёма, трудовую функцию, код ОКЗ и основание приёма.

Шаг 4. Передайте форму в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Шаг 5. Уведомите сотрудника: данные о новом месте работы обновятся в Госуслугах в течение 10 рабочих дней.

При штате более 10 человек — только электронная подача с УКЭП или через оператора ЭДО.

Где и как получить выписку из ЭТК: три канала

Выписку из электронной трудовой книжки можно получить тремя способами. Каналы различаются по составу данных, скорости и формату документа.

Через портал Госуслуг (онлайн, пошагово)

Самый быстрый способ — оформить трудовую книжку на Госуслугах в электронном виде. Потребуется подтверждённая учётная запись.

Шаг 1. Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.

Шаг 2. Перейдите в раздел «Документы и данные» → «Работа и пенсии».

Шаг 3. Выберите услугу «Сведения о трудовой деятельности».

Шаг 4. Нажмите «Получить выписку» и подтвердите запрос.

Шаг 5. Скачайте PDF, отправьте на email или распечатайте.

Выписка через Госуслуги заверена УКЭП СФР и юридически равна бумажному документу. Её принимают банки, нотариусы, суды и работодатели при новом трудоустройстве — наравне с формой СТД-СФР на бумаге.

В МФЦ или отделении СФР

Если подтверждённого аккаунта на Госуслугах нет, достаточно прийти в любое отделение МФЦ или Социального фонда России с паспортом. Заявление заполняется на месте — дополнительных документов не нужно.

Ключевое преимущество — экстерриториальность: отделение можно выбрать в любом городе, без привязки к прописке или месту работы.

На руки выдают форму СТД-СФР — полная история трудовой деятельности с 2020 года. Юридическая сила та же, что у электронной выписки с Госуслуг.

У работодателя — форма СТД-Р

Напишите в отдел кадров заявление в свободной форме — указывать причину не обязательно. Срок выдачи: 3 рабочих дня.

Ограничение: СТД-Р содержит данные только за период работы в этой конкретной организации. Если нужна полная история с 2020 года — запрашивайте СТД-СФР через Госуслуги или МФЦ.

Формат документа — бумажный или электронный с УКЭП работодателя. При увольнении форма СТД-Р выдаётся обязательно: в последний рабочий день вместе с расчётом.

Что содержит ЭТК — и чего в ней нет

Понимание состава ЭТК помогает избежать путаницы при трудоустройстве или оформлении документов.

ЭТК содержит:

• ФИО, дату рождения, СНИЛС;
• регистрационный номер и ИНН работодателя;
• должность, код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ);
• даты приёма, переводов и увольнений с основаниями и ссылками на статьи ТК РФ.

Чего в ЭТК нет:

• Поощрений и наград — в бумажной ТК они фиксировались; в ЭТК этого раздела нет. Для подтверждения обращайтесь к работодателю или в архив.
• Итогового трудового стажа — его рассчитывает СФР при назначении пенсии. Для справки о стаже закажите отдельно выписку о состоянии лицевого счёта.
• Данных о работе до 2020 года — ЭТК ведётся с 1 января 2020-го, более ранний стаж хранится только в бумажной трудовой книжке.
• Сведений об аттестации силовых структур.

Практический вывод: бумажную трудовую книжку не выбрасывайте. Она — единственный источник стажа до 2020 года. Храните её вместе с паспортом и дипломом об образовании.

Сроки, штрафы и ответственность работодателя

Своевременная подача ЕФС-1 — ключевая обязанность кадровика при работе с электронными трудовыми книжками.

Сроки подачи ЕФС-1 (подраздел 1.1):

• При приёме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после подписания приказа.
• При переводе или переименовании должности — до 25-го числа следующего месяца.

Формат подачи: при штате более 10 сотрудников ЕФС-1 принимается только в электронном виде — с УКЭП или через оператора ЭДО.

Ответственность: за нарушение сроков или формата подачи должностное лицо может получить предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей за каждое нарушение (ФЗ № 90-ФЗ от 01.04.2020). Если в форме ошибочно указана причина увольнения, суд вправе обязать работодателя выплатить работнику средний заработок за период вынужденного прогула.

Как исправить ошибку в ЭТК

Обнаружили несоответствие в записях — действуйте через работодателя, который допустил ошибку.

Шаг 1. Определите, кто внёс некорректные данные — текущий или бывший работодатель.

Шаг 2. Подайте письменное заявление в отдел кадров этого работодателя. Приложите подтверждающие документы: приказ о приёме или переводе, трудовой договор, копию страниц бумажной ТК.

Шаг 3. Кадровик направит в СФР корректирующий ЕФС-1 с исправленными сведениями.

Шаг 4. СФР обработает запрос в течение 10 рабочих дней — обновлённые данные появятся в вашем кабинете на Госуслугах.

Если организация ликвидирована: обратитесь в территориальный орган СФР с архивными справками, подтверждающими трудовую деятельность. В спорных случаях допускается обращение в суд.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли после перехода на ЭТК вернуться к бумажной трудовой?

Нет. Статья 66.1 ТК РФ не предусматривает возможности возобновить ведение бумажной трудовой книжки после подачи заявления о переходе. Работодатель выдаёт бумажную ТК на руки, и с этого момента все данные о трудовой деятельности фиксируются только в СФР.

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да, обязательно. ЭТК содержит сведения только с 1 января 2020 года. Стаж за более ранние периоды подтверждается исключительно бумажной трудовой книжкой. Её рекомендуют хранить вместе с паспортом и дипломом об образовании.

Чем форма СТД-Р отличается от СТД-СФР?

СТД-Р выдаёт работодатель — она содержит данные только за период работы в этой компании, срок выдачи — 3 рабочих дня. СТД-СФР выдаёт Социальный фонд России через Госуслуги или МФЦ — содержит полную историю с 2020 года, заверена УКЭП СФР и равна по юридической силе бумажному документу.

Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?

Обратитесь в отдел кадров работодателя, допустившего ошибку, — с письменным заявлением и подтверждающими документами: приказ, трудовой договор, копия бумажной ТК. Работодатель направит в СФР корректирующий ЕФС-1. Если организация ликвидирована — обращайтесь в территориальный орган СФР с архивными справками или в суд.

Как перейти на ЭТК, если не подал заявление до 31 декабря 2020 года?

Это можно сделать в любое время — жёстких временных ограничений нет. Подайте письменное заявление работодателю по основному месту работы в произвольной форме. После этого кадровик выдаст бумажную ТК на руки, сделает финальную запись и уведомит СФР через ЕФС-1.

Как получить выписку из ЭТК без Госуслуг?

Обратитесь в любое отделение МФЦ или Социального фонда России с паспортом. Принцип экстерриториальности позволяет получить форму СТД-СФР в любом отделении — без привязки к месту жительства. Альтернатива — запрос у текущего работодателя по форме СТД-Р: срок выдачи составит 3 рабочих дня.

С какого года введены электронные трудовые книжки?

ЭТК введены с 1 января 2020 года на основании ФЗ № 436-ФЗ от 16.12.2019 и статьи 66.1 ТК РФ. До конца 2020 года переход был добровольным. С 2021 года работники, впервые поступающие на работу, получают только ЭТК — бумажная трудовая книжка для них не оформляется.

Кто ведёт электронную трудовую книжку работника?

ЭТК ведёт Социальный фонд России: хранит данные, обновляет записи и выдаёт выписки. Сведения о кадровых событиях передаёт работодатель через форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) — за это отвечает отдел кадров. При найме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня; при переводе — до 25-го числа следующего месяца.